Rückmeldungen und Geld einsammeln - So klappt’s ohne Chaos

Es kann doch nicht so schwer sein – oder doch?

Eigentlich sollte es ja nicht so schwer sein:

• Zettel einpacken.
• Zuhause einem Elternteil geben.
• Ausgefüllt wieder mitbringen.

Das Ganze am besten noch innerhalb der vorgegebenen Frist.

Soweit die Theorie – die Realität aus Sicht von Lehrerinnen und Lehrern sieht leider anders aus:

• Zettel mitgeben.
• Einen Teil einsammeln und den Rest erinnern, den Zettel wieder mitzubringen.
• Erneut erinnern.
• Zählen und feststellen: Sie sind noch nicht vollzählig.
• Die nächsten Zettel austeilen.
• Einen Teil einsammeln und den Rest erinnern, den Zettel wieder mitzubringen.
• Erneut erinnern.
• Den Überblick verlieren und nur unter größten Anstrengungen wiedergewinnen.
• Hass auf Zettel entwickeln.

Und falls Grundschullehrerinnen und -lehrer vermuten, die Kolleginnen und Kollegen an den weiterführenden Schulen hätten es besser: Das Problem zieht sich durch sämtliche Altersstufen und Schularten. Mindestens genauso zeitfressend ist das Einsammeln von Geld für Klassenfahrten oder Material.

Warum klappt es denn nicht?

Was steckt dahinter, dass die Rückmeldungen nicht fristgerecht und komplett wieder bei Ihnen eintrudeln?

Wir können nur spekulieren, aber meistens dürften die Schülerinnen und Schüler der Grund für die verspäteten Zettel sein. Vermutlich haben die Rückmeldungen selten Priorität und werden schlichtweg vergessen. Oder noch schlechter: verloren.

Es gibt ja so viel Wichtigeres. Mit den Vorteilen von To-do-Listen und Erinnerungsnachrichten haben sie sich wahrscheinlich auch noch nicht befasst und so ist Ihre Erinnerung nur ein kurzes Aufflackern, das schnell wieder erlischt.

Die andere mögliche Problemstelle liegt bei den Eltern. Auch sie können das Ausfüllen einfach vergessen. Möglicherweise verstehen sie auch den Inhalt nicht. Lösungen für diese Schwierigkeit finden Sie im Beitrag: „Möglichkeiten für die Kommunikation mit Eltern, die über keine oder nur geringe Deutschkenntnisse verfügen“.

Wenn Sie einen Text für einen Elternbrief mit einem Rückmeldeabschnitt oder zum Einsammeln von Geld formulieren, sollten diese Punkte enthalten sein:

• Erklärung des Zwecks
• Klare Handlungsaufforderung
• Betrag in Euro 
• Klare Abgabefrist
• Was passiert, falls die Rückmeldung/das Geld nicht bis zum genannten Datum eingegangen ist?
• Angebot von Unterstützung (Falls es Schwierigkeiten gibt, den Betrag fristgerecht zu zahlen, sprechen Sie mich bitte im Vorfeld an.)

Wie Sie den Überblick über den Zettelsalat behalten

Da es sehr unwahrscheinlich ist, dass an der Grundsituation der nur tröpfchenweise eintrudelnden Rückantworten nachhaltig etwas zu ändern ist, müssen Lösungen her, die Ihnen helfen, damit umzugehen.

Alphabetisch vorgehen:

Um gleich zu bemerken, wer noch nichts abgegeben hat, ist es sinnvoll, mithilfe einer Klassenliste alphabetisch vorzugehen. So können Sie die Namen gleich abhaken und haben im Blick, wer noch fehlt.

Delegieren:

Bei etwas älteren Schülerinnen und Schülern können Sie die Klassenliste auch an zwei Kinder abgeben und das Einsammeln sozusagen delegieren. Wenn Sie bereits andere Klassendienste, wie einen Tafeldienst oder Klassenbuchdienst etabliert haben, können Sie den „Einsammeldienst“ bzw. „Materialdienst“ ebenfalls in diese Organisation mit aufnehmen.

Nach ein bis zwei Wochen wandert der Dienst dann an andere Schülerinnen und Schüler weiter. Im Falle von unverbesserlichen „Zettelvergessern“ müssen Sie natürlich trotzdem wieder übernehmen. Auch wenn Geld eingesammelt werden soll oder Rückmeldungen mit persönlichen Informationen, müssen Sie leider doch wieder selbst aktiv werden.

Ablagesystem etablieren:

Eine weitere Lösung für das Zettelproblem schildert Maik Riecken in seinem Blog: Er hinterlegt im Klassenzimmer seiner Klasse einen Ordner, der für jedes Kind eine mit Namen versehene Klarsichthülle enthält.

Dort können die Schülerinnen und Schüler selbstständig ihre Rückmeldungen bis zu einem abgesprochenen Termin einsortieren. Zur Kontrolle der Vollständigkeit schlägt auch er einen Klassendienst vor.

Als Gedächtnisstütze könnte das aktuell einzusammelnde Schreiben noch an einer zentralen, dafür vorgesehenen Stelle, aufgehängt werden. Wichtig ist, dass auf diesem Weg, wie bereits im Punkt zuvor erwähnt, keine Dokumente mit sensiblen Inhalten oder Geld eingesammelt werden können. Wir könnten uns vorstellen, dass diese Idee besonders gut für die Sek I geeignet sein könnte.

Digitalisieren:

Inzwischen gibt es auch verschiedene digitale Lösungen, mit denen sich die Zettelwirtschaft stark reduzieren und vereinfacht lösen ließe. Ideal ist, wenn es eine Lösung für die gesamte Schule gibt, die jede Lehrkraft nutzen kann und über die die Eltern informiert sind.

Beim Einsammeln von Rückmeldungen, die persönliche oder finanzielle Informationen enthalten, ist der Datenschutz von größter Bedeutung. Achten Sie darauf, dass alle digitalen Formulare den Datenschutzrichtlinien Ihrer Schule entsprechen und verwenden Sie sichere Zahlungsmethoden, die den Datenschutz gewährleisten. Wenn es an Ihrer Schule noch kein System dafür gibt und Sie selbst ein Programm einführen möchten, sollten Sie sich dies unbedingt von Ihrer Schulleitung genehmigen lassen. 

Visualisierung der Fristen:

Hängen Sie einen großen Kalender oder eine „To-Do“-Liste im Klassenzimmer auf, auf dem alle wichtigen Termine markiert sind, z. B. der Tag, an dem Zettel oder Geld eingesammelt werden sollen.

Und was tun, wenn die Rückmeldungen trotz mehrfacher Ermahnungen nicht mitgebracht werden?

Bringen Ihnen Ihre Schüler die notwendigen, ausgefüllten Dokumente trotz ständiger Erinnerungen nicht mit, ist guter Rat teuer.

• Bei Grundschülerinnen und Grundschülern (oder auch älteren, etwas verplanten Kandidaten), bei denen Sie vermuten, dass sie es einfach nur vergessen, können Sie eine Notiz ins Hausaufgabenheft eintragen. Inzwischen gibt es für diesen Zweck sogar Lehrerstempel, mit denen Sie das „Nicht vergessen:“ nur noch einstempeln müssen ;-)
• Oder Sie besorgen sich eine Rolle mit Washi Tape. Darauf können Sie notieren, was vergessen wurde. Danach bekommen es die Kinder als Erinnerungsarmband ums Handgelenk.

• In einem Lehrerforum sind wir auf diesen Tipp gestoßen: Kurz vor Ende der Stunde werden alle Namen auf den Zetteln oder Arbeiten, die eingesammelt wurden, vorgelesen. Wer seinen Namen hört, darf gleich in die Pause. Die, die nichts abgegeben haben, müssen im Anschluss erst den Grund nennen, warum sie das Gewünschte nicht mitgebracht haben, bevor sie in die Pause können.
• Wenn gar nichts anderes hilft, sollten Sie Kontakt mit den Eltern aufnehmen und sich direkt erkundigen, wo es hakt. Vielleicht steckt ja auch mehr dahinter als eine vergessene Unterschrift. Das kann v.a. beim Einsammeln von Geld der Fall sein, wenn dieses gerade nicht aufgebracht werden kann.