Klassenfahrten planen

Schüler auf Exkursion
© ehrenberg-bilder / Fotolia.com

Das erfahren Sie in diesem Beitrag

    • Tipps für die Planung einer Klassenfahrt
    • Phase 1: Bis zur Buchung der Klassenfahrt
    • Phase 2: Detailplanung bis zur Abreise
    • Phase 3: Gleich geht’s los

Tipps für die Planung einer Klassenfahrt

Für Schüler ist eine Klassenfahrt immer ein besonderes Highlight.

Und auch aus pädagogischer Sicht spricht viel für sie:

Die gemeinsam verbrachte Zeit in einer anderen Umgebung stärkt das Wir-Gefühl und den Teamgeist der Klasse und Sie lernen Ihre Schüler mal von einer ganz neuen Seite kennen (und umgekehrt ;-) ).

Außerdem heißt es ja nicht von ungefähr „Reisen bildet“ – statt aus dem Schulbuch können die unterschiedlichsten Bildungsorte auf der Klassenfahrt „live“ erlebt werden.

Lehrerinnen und Lehrer sind dennoch oft etwas zwiegespaltet: Mehrtägige Reisen mit der Klasse bringen viel Verantwortung und auch einen großen Arbeits- und Zeitaufwand mit sich. Damit alles reibungslos abläuft, muss gut geplant werden.

Das oberste Gebot ist deshalb: Rechtzeitig mit der Planung der Klassenfahrt beginnen!

Wer auf der sicheren Seite sein und eine gute Auswahl an freien Unterkünften zur Verfügung haben möchte, sollte etwa ein Jahr vor der Fahrt mit der Organisation beginnen. Idealerweise sollten dann bereits die ersten Schritte unserer Klassenfahrt-to-do-Liste abgehakt sein.

Notieren Sie die To-do-Liste für die Fahrt und alle Fristen gleich in Ihrem Lehrerkalender, damit Sie nichts vergessen!

Phase 1: Bis zur Buchung der Klassenfahrt

1. Ziel auswählen:

Wohin soll’s gehen? Hier spielen natürlich pädagogische Aspekte eine vorrangige Rolle: Welches Ziel bietet sich an, um auch den Anforderungen des Lehrplans gerecht werden zu können? Gibt es dort die Möglichkeit, z. B. durch den Besuch von außerschulischen Lernorten wie Museen oder Denkmälern, an den Unterricht anzuknüpfen? Mit welchen Unternehmungen vor Ort können Ich-, Sozial- und Sachkompetenzen gefördert werden?

Für das Gelingen der Fahrt sollten Sie natürlich auch die altersspezifischen Interessen der Schüler miteinbeziehen. Falls mehrere Ziele in Betracht kommen, helfen Ihnen Ihre Schüler sicher gern bei der Auswahl :)

Beachten Sie bei der Planung Rahmenbedingungen und Richtlinien zu Klassenfahrten, die in Ihrem Bundesland gelten. Infos hierzu finden Sie z.B. auf der Seite Jugendherberge.de.

2. Erlaubnis der Schulleitung einholen:

Bevor es losgehen kann, brauchen Sie noch das „Go“ von der Schulleitung für die Fahrt und den Reisezeitraum. Reiseziel und eine grobe Planung haben Sie ja nun schon parat ;-)

3. Begleitpersonen suchen:

Um die Aufsichts- und Fürsorgepflicht auf der Klassenfahrt gewährleisten zu können, sollten Sie sich zumindest noch eine weitere Begleitperson suchen (wenn sich im Kollegium niemand findet, können auch Eltern diese Aufgabe übernehmen).

4. Angebote vergleichen:

Um die Eltern in Schritt 5 umfassend informieren zu können, sollten Sie schon mal Angebote für passende Unterkünfte, Verpflegung und Reisekosten (Bus, Bahn) einholen und vergleichen. Die Eltern sollten durch die Fahrt finanziell so wenig wie möglich belastet werden.

5. Eltern benachrichtigen:

Jetzt können Sie die Eltern mit ins Boot holen.

Hier ist ein Elternabend die ideale Inforunde für die Erziehungsberechtigten. Bei dieser „Auftaktveranstaltung“ informieren Sie die Eltern über Reiseziel und -datum, Unterkunft, die bisherige Planung, pädagogische Zielsetzungen und die recherchierten voraussichtlichen Kosten, Zahlungsfristen sowie Finanzierungsmöglichkeiten.

6. Erster Elternbrief und Einverständniserklärung:

Selten sind aber alle Schülereltern bei einem Elternabend anwesend. Deshalb sollten Sie die genannten Infos zusätzlich als Elternbrief herausgeben.

Da eine mehrtägige Klassenfahrt trotz aller Sparbemühungen ihren Preis hat, sollten Sie ausführlich auf das Thema „Kosten und Bezahlung“ eingehen: Setzen Sie die Eltern über die Zusammensetzung der Kosten, Zahlungsfristen, die genaue Höhe einzelner Raten und die Kontodaten für die Überweisung in Kenntnis. Fragen Sie ab, ob die Kosten durch die Erziehungsberechtigten getragen werden, ein Zuschuss nötig ist oder eine Kostenübernahme durch die Jobcenter der Arbeitsagentur und der Kommune beantragt wird.

Für Eltern, die Sozialleistungen beziehen, übernimmt das zuständige Jobcenter die Kosten. Aber auch Kinder aus Familien ohne Hartz IV-Anspruch, die die Kosten nicht selbst decken können, haben einen Anspruch auf Kostenübernahme. In beiden Fällen muss rechtzeitig ein Antrag (beim Jobcenter oder der Kommune) gestellt werden. Greifen diese Möglichkeiten nicht, kann vielleicht der Förderverein der Schule einen Teil der Kosten tragen. Und natürlich können auch die Schüler selbst durch Aktionen, wie z. B. Kuchenverkauf, Flohmarktstand, Altpapiersammlung oder einem Stand auf dem örtlichen Weihnachtsmarkt mit DIY-Erzeugnissen, ihre Klassenkasse für die anstehende Reise aufbessern.

Dem Infoschreiben können Sie auch gleich das wichtigste Dokument, das Formular für die schriftliche Einverständniserklärung der Eltern zur Klassenfahrt, beifügen. Gibt es triftige Hindernisgründe an einer Teilnahme, muss der betreffende Schüler den Unterricht in einer anderen Klasse besuchen. Falls Sie minderjährigen Schülern die Möglichkeit geben möchten, in Gruppen ohne Aufsichtsperson loszuziehen, ist auch hier die Einholung der Erlaubnis der Eltern sinnvoll.

7. Buchen:

Sind alle Einverständniserklärungen und Infos eingeholt, können Sie Unterkunft und Anreise sowie nach und nach die geplanten Programmpunkte, wie Führungen und andere Aktivitäten, buchen.

Phase 2: Detailplanung bis zur Abreise

1. Regeln vereinbaren:

Damit alle Beteiligten von Anfang an wissen, woran sie sind, ist es sinnvoll, klare Regeln für das Verhalten in Bus bzw. Bahn, in der Unterkunft (Hausregeln beachten) und für die Freizeitgestaltung der Schüler zu vereinbaren. Natürlich gelten die Regeln auch für volljährige Schüler.

Vereinbarungen unter Beachtung des Jugendschutzgesetzes sollten zu folgenden Punkten getroffen werden:

    • Alkoholkonsum
    • Rauchen
    • Drogen
    • Smartphone-, Handy- und Tablet-Nutzung
    • (abendliche) Ausgehzeiten
    • Pünktlichkeit

Genauso wichtig ist es, die Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Regeln deutlich zu machen.

2. Individuelle Bedürfnisse/Einschränkungen erfragen:

    • Gibt es in Ihrer Klasse Schüler mit Allergien oder Erkrankungen, die den Begleitpersonen bekannt sein sollten, um im Notfall richtig reagieren zu können (z. B. Asthma, Diabetes)?
    • Gibt es Schüler, die Medikamente einnehmen müssen?
    • Bestehen aus gesundheitlichen, religiösen oder persönlichen Gründen Ernährungseinschränkungen?

3. Unterkunft Informieren:

Geben Sie der Unterkunft die die endgültige Teilnehmerzahl (Begleitpersonen nicht vergessen) und ggf. Ernährungseinschränkungen durch.

4. Vorbereitung in der Klasse:

    5. Zweiter Elternbrief mit Reisedetails:

    Ein paar Wochen vor der Abreise sollten Sie die Eltern über die Detailplanung in Kenntnis setzen und mit wichtigen Infos versorgen:

      • Abfahrtszeit und -ort
      • geplante Ankunftszeit bei der Rückreise
      • Name und Kontaktdaten der Unterkunft
      • nötige Reisedokumente, Krankenversicherungskarte
      • Übersicht über die Programmpunkte
      • Checkliste: Was muss mitgenommen werden?
      • Information über Regeln und Konsequenzen bei Verstößen (im schlimmsten Fall die Abreise eines Schülers, für die die Eltern aufkommen müssen)
      • Kontaktmöglichkeiten: dürfen die Schüler ihre Mobiltelefone mitnehmen, gibt es eingeschränkte Telefonzeiten, kommt ein Schulhandy für Notfälle zum Einsatz, Nummer des Schulhandys
      • ggf. Obergrenze des Taschengelds
      • ggf. Obergrenze an Gepäckstücken

    Lassen Sie sich den Erhalt des Elternbriefs und die Einverständniserklärung mit dem Inhalt durch eine Unterschrift quittieren.

    Phase 3: Gleich geht’s los

    1. Unterlagen prüfen:

    Haben Sie alle Einverständniserklärungen und Merkblätter unterschrieben zurückerhalten? Liegen Ihnen die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten vor? Sind die Kosten von allen komplett überwiesen worden? Liegen die Buchungsbescheinigungen und evtl. bereits erhaltene Eintrittskarten bereit?

    2. Erste-Hilfe-Koffer packen:

    Während der Fahrt sollten Sie zur Sicherheit immer Erste-Hilfe-Material dabei haben.

    3. Kontrollanrufe:

    Damit auch wirklich nichts schiefgeht, können Sie ein paar Tage vor der Fahrt nochmals bei den Bus- bzw. Reiseunternehmen und der Unterkunft anrufen, ob alles für Sie und Ihre Klasse vorbereitet ist.

    4. Es kann losgehen :)

    Nach einem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts Leipzig vom 23.10.2018 müssen Lehrerinnen und Lehrer die Reisekosten für Klassenfahrten nicht selbst tragen (Aktenzeichen: 5 C 9.17). Weitere Infos zu dem Urteil finden Sie auf der Seite des VBE Baden-Württemberg.