10 Tipps für erfolgreiche Teamsitzungen in Kindergarten und Kita

1. Gute Vorbereitung: Eine sorgfältige Planung ist das A und O jeder Besprechung. Tagesordnungspunkte und relevante Unterlagen sollten im Voraus verteilt werden, damit sich alle Teilnehmenden vorbereiten können. Ist die Agenda bereits im Vorfeld bekannt, hilft dies allen dabei, Gedanken zu den einzelnen Themen zu sammeln.

2. Zeitmanagement: Pünktlichkeit und eine feste Zeitstruktur helfen, die Sitzung effizient zu gestalten. Jede Diskussion sollte eine festgelegte Zeitspanne haben, um Abschweifungen zu vermeiden. Hierbei hilft es, Jobs oder Aufgaben an die Teilnehmenden zu verteilen – zum Beispiel wird zu Beginn des Meetings eine Person bestimmt, welche die Zeiten überwacht und durch ein optisches oder akustisches Signal meldet, wenn Zeiten abgelaufen sind.

3. Klare Ziele setzen: Jede Teamsitzung sollte ein klares Ziel verfolgen. Handelt es sich um den wöchentlichen Austausch, liegt das Ziel im Austausch von aktuellen Informationen und möglichen Anpassungen im täglichen Ablauf. Außerplanmäßige Termine im Team sollten ein fest definiertes Thema haben und zu Beginn sollte besprochen werden, was erreicht werden soll, um den Fokus nicht zu verlieren.

4. Offene Kommunikation fördern: Ein offenes, wertschätzendes und respektvolles Kommunikationsklima ist wichtig. Alle Teilnehmer sollten ermutigt werden, ihre Meinung frei zu äußern, um eine konstruktive Diskussion zu fördern. Unterstützt wird der offene Austausch durch das gemeinsame Treffen von Entscheidungen, da der partizipative Ansatz natürlich nicht nur in den Kindergruppen gelebt wird, sondern auch innerhalb des pädagogischen Teams seine positive Wirkung entfalten kann.

5. Visuelle Hilfsmittel nutzen: Visualisierungen wie Flipcharts oder PowerPoint-Präsentationen können komplexe Themen veranschaulichen und das Verständnis erleichtern. Egal, ob jemand aus dem pädagogischen Team seinen oder ihren Life-Hack des Jahres präsentiert, oder ob es um die Personalplanung geht. Eine gute Präsentation ist offen, klar und gibt im Gespräch und auf der Präsentationsfläche Raum zur Entwicklung.

6. Aktiv zuhören: Aktives Zuhören und das Wiederholen von Kernpunkten helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Aktives Zuhören lebt vom Blickkontakt und vom Einhalten der allgemeinen Gesprächsregeln im Team.

7. Kreative Methoden einsetzen: Kreative Methoden wie Brainstorming oder Rollenspiele können dabei helfen, neue Ideen zu entwickeln und Probleme zu analysieren. Kurze Aktivierungsspiele eignen sich hierfür hervorragend, da sie die Stimmung auflockern und den Fokus stärken.

8. Protokolle führen: Protokolle helfen, die Ergebnisse und Aufgaben festzuhalten und dienen als Referenz für zukünftige Treffen. Dies fördert die Nachverfolgung und Verantwortung. Das Protokoll sollte die Kernthemen und die Ableitungen bzw. Aufgaben enthalten, die im Meeting besprochen wurden.

9. Raum und Atmosphäre Der Sitzungsraum sollte gut gelüftet und mit einem großzügigen Stuhlkreis ausgestattet sein. Das fördert die Interaktion und sorgt für eine angenehme Atmosphäre.

10. Feedback einholen Regelmäßiges Feedback der Teilnehmer hilft, die Qualität der Teamsitzungen weiter zu verbessern. Dies kann durch kurze Umfragen oder offene Gesprächsrunden erfolgen.

Eine effektive Teamsitzung trägt wesentlich zur Zufriedenheit und Effizienz des gesamten Teams bei. Der regelmäßige Austausch sollte für Kleingruppen im wöchentlichen und für größere Gruppen im monatlichen Rhythmus durchgeführt werden. Diese Aufteilung sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden ihren Beitrag zur Entwicklung der Einrichtung leisten und zusammen an Entscheidungsfindungen beteiligt sind.