Klassenfahrten planen

Lehrerinnen und Lehrer sind dennoch oft etwas zwiegespaltet: Mehrtägige Reisen mit der Klasse bringen viel Verantwortung und auch einen großen Arbeits- und Zeitaufwand mit sich. Damit alles reibungslos abläuft, muss gut geplant werden.

Das oberste Gebot ist deshalb: Rechtzeitig mit der Planung der Klassenfahrt beginnen!

Wer auf der sicheren Seite sein und eine gute Auswahl an freien Unterkünften zur Verfügung haben möchte, sollte etwa ein Jahr vor der Fahrt mit der Organisation beginnen.

Unserer Checkliste "Klassenfahrt" finden Sie unten im Beitrag auch zum Ausdrucken.

Phase 1: Bis zur Buchung der Klassenfahrt

1. Ziel auswählen:

Wohin soll’s gehen? Hier spielen pädagogische Aspekte eine große Rolle:

• Welches Ziel bietet sich an, um auch den Anforderungen des Lehrplans gerecht werden zu können?
• Gibt es dort die Möglichkeit, z. B. durch den Besuch von außerschulischen Lernorten wie Museen oder Denkmälern, an den Unterricht anzuknüpfen?
• Mit welchen Unternehmungen vor Ort können Sozial- und Sachkompetenzen gefördert werden?

Für das Gelingen der Fahrt sollten Sie natürlich auch die altersspezifischen Interessen der Schülerinnen und Schüler miteinbeziehen.

Falls mehrere Ziele in Betracht kommen, helfen Ihnen Ihre Schülerinnen und Schüler sicher gern bei der Auswahl!

2. Erlaubnis der Schulleitung einholen:

Bevor es losgehen kann, brauchen Sie noch das „Go“ von der Schulleitung für die Fahrt und den Reisezeitraum. Reiseziel und eine grobe Planung haben Sie ja nun schon parat ;-)

3. Begleitpersonen suchen:

Um die Aufsichts- und Fürsorgepflicht auf der Klassenfahrt gewährleisten zu können, sollten Sie sich zumindest noch eine weitere Begleitperson suchen (wenn sich im Kollegium niemand findet, können auch Eltern diese Aufgabe übernehmen).

4. Angebote vergleichen:

Um die Eltern in Schritt 5 umfassend informieren zu können und ihnen die voraussichtlichen Gesamtkosten mitteilen zu können, sollten Sie Angebote für passende Unterkünfte, Verpflegung und Reisekosten einholen und vergleichen. Die Eltern sollten durch die Fahrt finanziell so wenig wie möglich belastet werden.

Damit die Angebote nicht auslaufen oder ausgebucht sind, ist es sinnvoll, sie vorläufig zu reservieren.

5. Eltern benachrichtigen:

Jetzt können Sie die Eltern mit ins Boot holen.

Hier ist ein Elternabend die ideale Inforunde für die Erziehungsberechtigten. Bei dieser „Auftaktveranstaltung“ informieren Sie die Eltern über

• Reiseziel und -datum,
• Transportmittel,
• Unterkunft,
• die bisherige Planung,
• pädagogische Zielsetzungen und
• die recherchierten voraussichtlichen Kosten, Zahlungsfristen/Ratenzahlung sowie Finanzierungsmöglichkeiten.

6. Erster Elternbrief und Einverständniserklärung:

Selten sind aber alle Schülereltern bei einem Elternabend anwesend. Deshalb sollten Sie die genannten Infos zusätzlich als Elternbrief herausgeben.

Da eine mehrtägige Klassenfahrt trotz aller Sparbemühungen ihren Preis hat, sollten Sie ausführlich auf das Thema „Kosten und Bezahlung“ eingehen: Setzen Sie die Eltern über die Zusammensetzung der Kosten, Zahlungsfristen, die genaue Höhe einzelner Raten und die Kontodaten für die Überweisung in Kenntnis. Fragen Sie ab, ob die Kosten durch die Erziehungsberechtigten getragen werden, ein Zuschuss nötig ist oder eine Kostenübernahme durch die Jobcenter der Arbeitsagentur und der Kommune beantragt wird.

Für Eltern, die Sozialleistungen beziehen, werden die Kosten übernommen, allerdings gibt es je nach Bundesland unterschiedliche Obergrenzen für die Kostenerstattung. Die Leistungen werden über das Paket "Bildung und Teilhabe" erstattet. In manchen Fällen unterstützt auch der Förderverein der Schule bedürftige Kinder. 

Und natürlich können auch die Schülerinnen und Schüler selbst durch Aktionen, wie z. B. Kuchenverkauf, Flohmarktstand, Altpapiersammlung oder einem Stand auf dem örtlichen Weihnachtsmarkt mit DIY-Erzeugnissen, ihre Klassenkasse für die anstehende Reise aufbessern.

Dem Infoschreiben können Sie auch gleich das wichtigste Dokument, das Formular für die schriftliche Einverständniserklärung der Eltern zur Klassenfahrt, beifügen. Gibt es triftige Hindernisgründe an einer Teilnahme, muss der betreffende Schüler/die betreffende Schülerin den Unterricht in einer anderen Klasse besuchen. Falls Sie minderjährigen Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit geben möchten, in Gruppen ohne Aufsichtsperson loszuziehen, ist auch hier die Einholung der Erlaubnis der Eltern sinnvoll.

7. Buchen:

Sind alle Einverständniserklärungen und Infos eingeholt, können Sie Unterkunft und Anreise sowie nach und nach die geplanten Programmpunkte, wie Führungen und andere Aktivitäten, buchen.

Phase 2: Detailplanung bis zur Abreise

1. Regeln vereinbaren:

Damit alle Beteiligten von Anfang an wissen, woran sie sind, ist es sinnvoll, klare Regeln für das Verhalten in Bus bzw. Bahn, in der Unterkunft (Hausregeln beachten) und für die Freizeitgestaltung der Schülerinnen und Schüler zu vereinbaren. Natürlich gelten die Regeln auch für volljährige Schülerinnen und Schüler.

Vereinbarungen unter Beachtung des Jugendschutzgesetzes sollten zu folgenden Punkten getroffen werden:

• Alkoholkonsum
• Rauchen
• Drogen
• Smartphone-, Handy- und Tablet-Nutzung
• (abendliche) Ausgehzeiten
• Pünktlichkeit

Genauso wichtig ist es, die Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Regeln deutlich zu machen.

2. Individuelle Bedürfnisse/Einschränkungen erfragen:

• Gibt es in Ihrer Klasse Schülerinnen und Schüler mit Allergien oder Erkrankungen, die den Begleitpersonen bekannt sein sollten, um im Notfall richtig reagieren zu können (z. B. Asthma, Diabetes)?
• Gibt es Schülerinnen und Schüler, die Medikamente einnehmen müssen?
• Bestehen aus gesundheitlichen, religiösen oder persönlichen Gründen Ernährungseinschränkungen?

3. Unterkunft Informieren:

Geben Sie der Unterkunft die die endgültige Teilnehmerzahl (Begleitpersonen nicht vergessen) und ggf. Ernährungseinschränkungen durch.

4. Vorbereitung in der Klasse:

Beziehen Sie unbedingt auch Ihre Schülerinnen und Schüler in die Planung mit ein. Das kann auf den verschiedensten Ebenen geschehen: Verteilen Sie an Schülergruppen Projekte und Aufgaben, die sowohl die schulische Seite der Fahrt als auch die Freizeitgestaltung betreffen können. 

Lassen Sie die Schülerinnen und Schüler beispielsweise

• Referate zu den Besuchsorten anfertigen,
• unterhaltsame Spiele und
• eine Playlist für die Busfahrt planen,
• Ideen für Schlechtwettertage sammeln oder
• das Abendprogramm gestalten. 

Auf der Fahrt können Schülerinnen und Schüler abwechselnd das Klassenfahrttagebuch führen oder für die fotografische Dokumentation der Reise sorgen. Klären Sie auch, wer z. B. Fuß- oder Volleybälle oder Spiele für größere Runden mitbringt. 

Um gleich zu Reisebeginn Chaos, Tränen und schlechte Stimmung zu vermeiden, sollten Sie unbedingt auch die Zimmeraufteilung vorab mit den Schülern festlegen.

Hier haben wir die Checkliste "Klassenfahrt" für Sie zum Download vorbereitet:

5. Zweiter Elternbrief mit Reisedetails:

Ein paar Wochen vor der Abreise sollten Sie die Eltern über die Detailplanung in Kenntnis setzen und mit wichtigen Infos versorgen:

• Abfahrtszeit und -ort
• geplante Ankunftszeit bei der Rückreise
• Name und Kontaktdaten der Unterkunft
• nötige Reisedokumente, Krankenversicherungskarte
• Übersicht über die Programmpunkte
• Checkliste: Was muss mitgenommen werden?
• Information über Regeln und Konsequenzen bei Verstößen (im schlimmsten Fall die Abreise eines Schülers/einer Schülerin, für die die Eltern aufkommen müssen)
• Kontaktmöglichkeiten: dürfen die Schüler ihre Handys mitnehmen, gibt es eingeschränkte Telefonzeiten, kommt ein Schulhandy für Notfälle zum Einsatz, Nummer des Schulhandys
• ggf. Obergrenze des Taschengelds
• ggf. Obergrenze an Gepäckstücken

Lassen Sie sich den Erhalt des Elternbriefs und die Einverständniserklärung mit dem Inhalt durch eine Unterschrift quittieren.

Phase 3: Gleich geht’s los

1. Unterlagen prüfen:

• Haben Sie alle Einverständniserklärungen und Merkblätter unterschrieben zurückerhalten?
• Liegen Ihnen die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten vor?
• Sind die Kosten von allen komplett überwiesen worden?
• Liegen die Buchungsbescheinigungen und evtl. bereits erhaltene Eintrittskarten bereit?

2. Erste-Hilfe-Koffer packen:

Während der Fahrt sollten Sie zur Sicherheit immer Erste-Hilfe-Material dabei haben.

3. Kontrollanrufe:

Damit auch wirklich nichts schiefgeht, können Sie ein paar Tage vor der Fahrt nochmals bei den Bus- bzw. Reiseunternehmen und der Unterkunft anrufen, ob alles für Sie und Ihre Klasse vorbereitet ist.

4. Es kann losgehen :)