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Referendarin im Stress
Lernen Sie auch mal "Nein" zu sagen, sonst erdrücken Sie Ihre Aufgaben irgendwann!

Zeitmanagement im Lehrerberuf: Die Zeitfresser Top 10

Zeitfressern und Zeitdieben auf die Schliche kommen

Um die Freiheit, sich die Arbeitszeit selbstständig einteilen zu können (zumindest die Zeit, die Sie nicht mit Unterrichten oder mit anderen festen Verpflichtungen wie Konferenzen verbringen), beneiden Sie viele.

Auf der anderen Seite ist die Vorstellung, von der Arbeit heimzukommen und bis zum nächsten Morgen oder sogar über das Wochenende nichts aber auch gar nichts arbeiten zu können, für viele Lehrerinnen und Lehrer geradezu traumhaft.

Denn was ein Segen ist, wenn man z. B. mal kurz etwas auf dem Rathaus abgeben muss, kann zum Fluch werden, wenn Berufliches und Privates verschwimmen und keinem von beidem die volle Aufmerksamkeit gewidmet werden kann.

Zeit ist im Lehrerberuf Mangelware und sollte nicht verschwendet werden!

Deswegen ist es auch im Hinblick auf die eigene Gesundheit unbedingt zu empfehlen, Grenzen zu ziehen, am eigenen Zeitmanagement zu arbeiten und Zeitfressern den Kampf anzusagen!

Zeitfresser aufspüren

In unserer Liste führen wir gleich die gängigsten Zeitfresser im Lehrerberuf auf. Vielleicht frisst bei Ihnen aber auch etwas ganz anderes Ihre Zeit! Um das herauszufinden, ist es sinnvoll, sich über einige Tage zu notieren, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeiten benötigen.

Gibt es auf Ihrer Liste Punkte, denen Sie Ihrer Ansicht nach zu viel Zeit gewidmet haben?

Gegenmaßnahmen ergreifen

  • Vielen hilft es, anstehende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
    Zeitmanagement-Profis sprechen hier vom Eisenhower-Prinzip. Danach sortiert man die Aufgaben in diese vier Kategorien ein und arbeitet sie dementsprechend ab:
    wichtig + dringlich
    → als Erstes erledigen
    nicht wichtig + dringlich → delegieren – da Lehrerinnen und Lehrer selten jemanden haben, an den sie Aufgaben weitergeben können, sollten Sie diese Kategorie als zweite abgehaken.
    wichtig + nicht dringlich → Deadline festlegen und rechtzeitig erledigen
    nicht wichtig + nicht dringlich → entscheiden, ob diese Aufgaben wirklich erledigt werden müssen. Falls nicht: von der To-do-Liste streichen. Falls doch: ans Listenende setzen und erledigen, sobald sie wichtig bzw. dringlich werden.
  • Fertigen Sie eine To-do-Liste für Ihre Wochenplanung an. Die Liste hilft Ihnen, sich nicht zu verzetteln und den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten.  Zusätzlicher Vorteil: viele Häkchen motivieren 😉
  • Wenn Sie Ihre Aufgaben gerne noch besser im Blick haben, ist Kanban (jap.: Tafel, Karte) vielleicht etwas für Sie.

    Die Methode wurde erdacht, um Produktions- und Softwareentwicklungsprozesse zu steuern. Aber auch heruntergebrochen auf die persönlichen Aufgaben ist das System eine ideale Übersichtshilfe:

    Notieren Sie auf einem großen Blatt Papier (mind. A3) vier Spalten, die mit
    – Backlog (Sammelpool für alle anstehenden Aufgaben),
    – Doing (Aufgaben in Bearbeitung),
    – Waiting (Aufgaben, für die Hilfe benötigt wird oder für deren Fertigstellung noch ein Ereignis ansteht, bevor sie abgeschlossen werden können) und
    – Done (erledigte Aufgaben) überschrieben sind.

    Ihre Aufgaben schreiben Sie auf jeweils eine Haftnotiz, die zunächst in das Backlog-Feld geklebt werden und dann, entsprechend dem Aufgabenstatus, in die anderen Spalten wandern. So sehen Sie sofort, wie es um die Bearbeitung der anstehenden To-dos steht.

  • Viel Zeit geht auch durch den Anspruch verloren, dass alles perfekt sein muss. Das ist aber kaum zu schaffen: „Gut statt perfekt“ ist ein Vorsatz, der Ihnen viel Stress erspart.
  • Eine gute Organisation kann eine Menge Zeit sparen! Fragen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen nach Tipps oder werfen Sie einen Blick in den Beitrag „Schulalltag organisieren leicht gemacht“, in dem Lehrerinnen und Lehrer ihre besten Tipps verraten.
Tipp: Unerlässlich ist für die Organisation des Schulalltags ein guter Lehrerkalender. Hier können Sie alle Termine, To-do-Listen, Notizen und Ihre grobe Stundenplanung eintragen.

Top 10 Zeitfresser im Lehrerberuf

  1. Korrigieren:

    Für die meisten Lehrerinnen und Lehrer zählt Korrigieren nicht zu den liebsten Tätigkeiten in ihrem Beruf. An der Korrektur von Klassenarbeiten führt aber leider kein Weg vorbei.

    Paradoxerweise bleiben viele aber gerade bei den Aufgaben länger hängen, die sie nicht gerne verrichten: Jede Ablenkung ist dann willkommen. Ertappen Sie sich manchmal dabei, in Anwesenheit eines unkorrigierten Stapels mit Arbeiten plötzlich ein Staubtuch oder ein Telefon in der Hand zu halten, zu backen oder die Zahl Pi auswendig zu lernen? Dann könnte der Beitrag „Prokrastinieren Sie noch oder korrigieren Sie schon? – 10 Tipps für den Kampf gegen den Zeitfresser Klausurkorrektur“ interessant für Sie sein 🙂

    Zeitfresser im Lehrerberuf

    Korrigieren kann leicht zum Zeitfresser werden © Depositphotos.com / Dasha11

  2. Kopieren:

    Klassenarbeiten, Arbeitsblätter, Unterrichtsmaterialien – Kopierer laufen in Schulen auf Hochtouren. Zum Zeitfresser werden die Geräte, wenn sie bei Bedarf nicht sofort zur Verfügung stehen (gefühlt immer dann, wenn man es besonders eilig hat).

    Mögliche Gründe: Papierstau, wahlweise kein Toner oder kein Papier, andere technische Probleme oder sie sind schlichtweg bereits besetzt.
    Um diesen Stress zu vermeiden, hilft nur eine gute Planung, so dass nichts noch direkt vor der Stunde kopiert werden muss.
    Und wer das Glück hat, Beamer und Laptop oder eine interaktive Tafel nutzen zu können, kann viele Kopien durch digitale Versionen ersetzen.

  3. Konferenzen:

    In Schulen ist es nicht anders als in den meisten Firmen: Konferenzen und Besprechungen haben als Zeitfresser großes Potential.

    Fünf wichtige Voraussetzungen für einen zügigen Ablauf einer Besprechung:

    • Eine gute Planung: Der Termin und die Tagesordnung (am besten mit Besprechungszielen und Zeitplan) werden rechtzeitig bekanntgegeben.
    • Eine gute Vorbereitung: Alle Teilnehmer blocken den Termin und setzen sich mit der Tagesordnung auseinander.
    • Ein pünktlicher Beginn.
    • Eine gute Moderation: Selbst wenn das alles gegeben ist, kommt manchmal das Gefühl auf, dass es auch richtige Besprechungs-Fans gibt, die das Ende der Veranstaltung mit aller Macht hinauszögern wollen. Die Aufgabe des Besprechungsleiters ist es, ein Abschweifen vom Thema zu verhindern und zu gegebenem Zeitpunkt auch auf Entscheidungen zu drängen. Details, die nur wenige interessieren, können auch im Nachhinein im kleinen Rahmen besprochen werden.
    • Ein Protokoll, in dem die Ergebnisse und Aufgaben festgehalten werden, verhindert, dass beim nächsten Mal alles erneut auf den Tisch kommt.
      Zeitfresser im Lehrerberuf

      Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, können Konferenzen pünktlich enden © Fotolia.com / Contrastwerkstatt

  4. Unterrichtsmaterialien suchen:

    Besonders zu Beginn ist die Unterrichtsvorbereitung viel Arbeit. Noch fehlt ein dickes Polster an gesammelten Unterrichtsmaterialien und Ideen aus früheren Stunden. Doch auch später kann die Vorbereitung unnötig Zeit beanspruchen, wenn sich die gesuchten Materialien einfach nicht finden lassen.

    Wie Sie mehr Ordnung in Ihr Arbeitszimmer bringen, erfahren Sie im Blog-Beitrag „Wie Sie dem Chaos auf dem Schreibtisch den Kampf ansagen“.

    Zeitfresser im Lehrerberuf

    Selbst Genies beherrschen das Chaos nicht immer 😉 © Depositphotos.com / londondeposit

  5. Vertretungsstunden:

    Vertretungsstunden müssen in der Regel sehr kurzfristig vorbereitet werden. Zudem stehen meist nur spärliche Informationen über den Stand der Klasse zur Verfügung. Nun ist guter Rat teuer. Für alle, die sich in der zur Verfügung stehenden knappen Zeit nicht noch schnell durch die eigenen Materialien wühlen möchten, haben wir im Beitrag „Ideen für spontane Vertretungsstunden“ Alternativen gesammelt.

  6. Zettel einsammeln:

    Von der Materialliste fürs neue Schuljahr über Einverständniserklärungen aller Art (z. B. für Fotos mit Schülern, Schulausflüge oder einer zeitweisen Entbindung von der Aufsichtspflicht) bis hin zur Information über Kopfläuse in der Klasse – das Austeilen von Infoblättern und v. a. das Einsammeln der Schnipsel mit den Rückmeldungen der Eltern nimmt über das Schuljahr gesehen einiges an Unterrichtszeit in Anspruch.
    Besonders weil es in jeder Klasse Kandidaten gibt, die es frühestens nach der dritten Erinnerung schaffen, den Zettel unterschrieben zurückzubringen. Eine gute Idee, um Zeit zu sparen, stellt Maik Riecken in seinem Blog vor: „Zettel, Zettel, nix als Zettel …“.

  7. Begleitpersonen suchen:

    Steht ein Schulausflug in Ihrer Klasse an, müssen Sie mindestens eine weitere Person finden, die sich mit Ihnen die Aufsichtspflicht teilt. Doch das ist oft leichter gesagt als getan: V. a. im Fall von mehrtägigen Exkursionen hält sich die Begeisterung, eine pubertierende Schülerschar Tag und Nacht im Blick zu haben, doch häufig sehr in Grenzen. Können Sie im Kollegium niemanden erweichen, ist es auch möglich, unter den Schülereltern nach einer Begleitperson zu suchen.

  8. Planung von außerschulischen Aktivitäten:

    Nicht nur die Suche nach passenden Begleitpersonen, sondern auch die Organisation einer außerschulischen Aktivität kostet Zeit. Mehrtägige Exkursionen beanspruchen natürlich die meiste Planungszeit. Damit sich kurz vor knapp nicht ein Berg an unerledigten Aufgaben ansammelt, lautet das oberste Gebot: Rechtzeitig mit der Planung beginnen. Der erste Schritt ist die Anfertigung einer Liste mit allen anstehenden Aufgaben (falls es die erste Fahrt ist, helfen die Kolleginnen und Kollegen sicher dabei, keinen abzuhakenden Punkt zu vergessen).

    In den Beiträgen „Eine Klassenfahrt planen“ und „Exkursionen planen“ finden Sie Hinweise zu den nötigen To-dos.
    Am stressfreiesten ist es, die Liste in der Salami-Taktik scheibchenweise abzuarbeiten.

  9. Elterngespräche:

    Gespräche mit den Eltern Ihrer Schüler sind ein wichtiger Teil des Lehrerberufs. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie rund um die Uhr zur Verfügung stehen müssen. Feste Sprechzeiten, ein Anrufbeantworter und eine dienstliche E-Mail-Adresse helfen, Grenzen zu ziehen. Mehr dazu im Beitrag „Erreichbarkeit von Lehrerinnen und Lehrern“.

    Zeitfresser im Lehrerberuf

    Auch beim Thema „Erreichbarkeit“ ist es sinnvoll, Grenzen zu etablieren © Fotolia.com / Contrastwerkstatt

  10. Unterrichtsstörungen und Lärm:

    Um Unterrichtsstörungen zu beenden, müssen Lehrerinnen und Lehrer Tag für Tag viel Unterrichtsszeit opfern. Komplett beheben lässt sich dieses Problem wohl nie. Zum Glück gibt es verschiedene Ansätze, es einzudämmen.

    Ein gutes Classroom Management ist ein Ansatz („Weniger Unterrichtsstörungen durch effizientes Classroom Management“). Manchmal ist der wahre Übeltäter aber auch eine schlechte Raumakustik. Tipps, wie Sie dieses Problem angehen können, zeigt der Beitrag „So senken Sie den Lärmpegel in Ihrer Klasse“.

Über Bettina Kroker

Seit 2014 arbeite ich bei Betzold in Ellwangen als Online-Redakteurin. Im Betzold-Blog möchte ich Lehrerinnen und Lehrern den ein oder anderen Tipp weitergeben, der den Schulalltag erleichtert und Zeit spart. Da ich stets auf der Suche nach neuen, interessanten Blog-Themen bin, freue ich mich immer über Ihre Vorschläge: blog@betzold.de.

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